[ // pipeline ]

    Vertriebssteuerung
    auf Datenbasis.

    Custom-CRM für mittelständische Dienstleister. Zentrale Kontaktakte, gewichtete Pipeline, automatisierte Follow-ups, Forecast aus Live-Daten. Einmalige Investition statt Nutzerlizenz.

    Beispiel ansehen
    Bedarfsanalyse innerhalb 24 Stunden, Architektur steht vor Go-Live.
    // funktionsbereiche

    Drei Funktionsbereiche. Ein integriertes System.

    Kontaktverwaltung, datengetriebene Vertriebssteuerung und vollständige Aktivitätshistorie. Eng verzahnt in einer einzigen Datenbasis statt verteilt auf Excel, E-Mail und Insellösungen.

    01

    Kontaktverwaltung

    360-Grad-Kundenakte.

    Sämtliche Korrespondenz, Notizen, Anrufe, Termine und Dokumente pro Kontakt zentral abgelegt und volltextindiziert. Status, Verantwortlichkeit und nächster Handlungsschritt sind jederzeit für das gesamte Team einsehbar.

    • Notizen mit Zeitstempel und Autor
    • E-Mail- und Anruf-Threading
    • Tags, Segmente, Präferenzen
    • Beziehungen zu Personen und Organisationen
    02

    Pipeline-Management

    Vertriebssteuerung auf Datenbasis.

    Individuell konfigurierbare Pipeline-Stufen mit gewichteter Abschlusswahrscheinlichkeit, automatisch aktualisiertem Forecast und Inaktivitätswarnung pro Deal. Bauchgefühl wird durch belastbare Kennzahlen ersetzt.

    • Frei definierbare Pipeline-Stufen
    • Aktivitätsbasierte Statusupdates
    • Monatlicher und quartalsweiser Forecast
    • Stille-Deal-Detektion
    03

    Aktivitätshistorie

    Lückenlose Auditierbarkeit.

    Kalender, Postfach, Telefonie und Buchhaltung sind über Standardprotokolle angebunden. Jede Interaktion wird automatisch dem richtigen Kontakt zugeordnet, bleibt unveränderlich gespeichert und durchsuchbar.

    • Kalender- und Termindaten
    • Bidirektional verknüpfte E-Mails
    • Telefonie- und SMS-Protokolle
    • Lückenloses Aktivitätslog
    // kernfragen vor dem projektstart

    Sechs Fragen. Klar beantwortet.

    Funktion, Zielgruppenpassung, Zeitrahmen, Vorgehen und Investitionsvolumen kompakt zusammengefasst. Die Antworten, die in jedem ersten Beratungsgespräch gestellt werden.

    W
    Was

    Was umfasst ein Custom-CRM?

    Ein auf den individuellen Vertriebsprozess zugeschnittenes System für Kontakte, Pipeline, Aufgaben, Kommunikation und Reporting. Funktional fokussiert auf den tatsächlichen Bedarf, ohne Modul-Overhead von Standardplattformen.

    integrierte vertriebsplattform
    W
    Warum

    Warum keine Standardlösung?

    Standard-CRMs erzwingen Prozessanpassungen auf Kundenseite und werden pro Nutzer lizenziert. Eine Custom-Lösung bildet den bestehenden Prozess exakt ab, eliminiert Lizenzkosten und reduziert die kognitive Last für die Anwender.

    prozess- statt toolgetrieben
    W
    Für wen

    Für wen ist die Lösung konzipiert?

    Kanzleien, Praxen, Studios, Coaches und Beratungen mit Teamgrößen von 1 bis 30 Personen. Vertriebsmodelle mit relationalem Charakter, definierten Pipeline-Stufen und mehrfachen Touchpoints pro Abschluss.

    mittelständische dienstleister
    W
    Wann

    Wann ist das System einsatzbereit?

    Das System wird schrittweise eingeführt: Basisfunktionen stehen früh, der vollständige Funktionsumfang inklusive aller Integrationen folgt nach Abschluss der Aufbauphase.

    strukturiertes time-to-value
    W
    Wie

    Wie ist das Projekt strukturiert?

    Wöchentliche Sprints mit definierten Lieferständen, tägliche Einsicht über die Staging-Umgebung und kontinuierliche Feedback-Integration innerhalb derselben Woche. Vier Phasen: Discovery, Datenmodell, Build, Migration.

    iterativ, transparent, abnahmefähig
    W
    Wie teuer

    Wie ist die Investition strukturiert?

    Ab 4.000 EUR einmalig für das Basis-Setup zuzüglich 39 EUR monatlich für Hosting und Wartung. Keine Nutzerlizenzen, keine Vertragsbindung, vollständige Datenhoheit beim Kunden inklusive jederzeitiger Exportfähigkeit.

    fixpreis statt nutzerlizenz
    // direktvergleich

    Excel, Standard, Custom.

    Direktvergleich von Excel-basierten Ad-hoc-Lösungen, lizenzpflichtigen Standardplattformen und individueller Custom-Entwicklung. Acht entscheidungsrelevante Kriterien aus realen Implementierungsprojekten.

    excelstandard-crmsnapsite custom
    Einrichtungszeitsofort1 bis 3 monateschlankes setup
    Kostenmodellkostenlosab 90 EUR pro nutzer monatlicheinmalig + 39 EUR hosting
    Prozessabbildungmanuelle eingabevorlagen und limits1:1 nach prozess
    Daten-Hostinglokal oder cloud-driveüberwiegend usadeutschland, dsgvo-konform
    KI-Funktionennicht verfügbarkostenpflichtiges add-onintegriert
    Skalierbarkeitlimit bei 200 zeilenhöheres paket nötigmodular erweiterbar
    Datenhoheitan datei gebundenexport aufwändigvollständig beim kunden
    Supporteigenleistungticketsystemdirekter ansprechpartner
    // projektablauf

    Vier Wochen bis zum Go-Live.

    Klar definierte Phasen mit wöchentlichen Lieferständen, jede Phase abnahmefähig dokumentiert. Discovery, Architektur, Build und Migration laufen seriell, Feedback fließt iterativ in den jeweils aktiven Sprint.

    woche 01tag 01 bis 04

    Discovery

    Aufnahme der relevanten Prozesse, Kontaktstrukturen, Felder und Workflows in enger Abstimmung mit dem Team. Stakeholder-Interviews und Erstellung der Spezifikation.

    Prozess-MapFeld-ListeStakeholder-InterviewsSpec-Dokument
    woche 02tag 05 bis 08

    Datenmodell

    Modellierung von Datenstrukturen, Beziehungen und Berechtigungen. Definition von Trigger-Logik und Wireframes für die zentralen Ansichten.

    SchemaPermissionsWireframesMigrations-Plan
    woche 03tag 09 bis 14

    Build

    Entwicklung von Frontend, Backend und Integrationen. Tägliche Einsicht in den Fortschritt, iteratives Feedback in der Live-Demo statt finaler Abnahme.

    Frontend-ModulAPI-EndpointsTool-IntegrationenStaging-Build
    woche 04tag 15 bis 18

    Migration und Go-Live

    Migration der Bestandsdaten, Schulung der Anwender und produktive Inbetriebnahme. Aktive Betreuung durch das Team direkt nach Go-Live.

    Daten-ImportAnwenderschulungGo-LiveHyper-Care
    // anwendungsbeispiel

    Kanzlei Mertens. Live im System.

    Familienrechtskanzlei mit drei Anwälten und 42 aktiven Mandaten. Migration aus Excel und Outlook in ein zentrales CRM mit angebundener Telefonie und Buchhaltung. Sechs Monate nach Go-Live: konsolidierte Mandantenakte, automatisiertes Follow-up und 91 Prozent reduzierte Reaktionszeit auf Erstanfragen.

    Kanzlei Mertens · Familienrecht Köln
    42 aktive Mandate. Migration aus Excel und Postfach abgeschlossen.
    kanzleiseit 2024team von 3
    // pipeline
    • Erstgespräch8
    • Mandatsanfrage5
    • Vollmacht3
    • Aktiv12
    • Abgeschlossen14
    // reaktionszeit auf anfragen
    4,2 h23 min
    Schrittweise Entwicklung, Abnahme pro Phase.
    w 01w 12
    // aktivität heute
    • 14:32
      Neue Mandatsanfrage über Website
    • 13:08
      Termin mit Familie Wagner bestätigt
    • 11:45
      Vollmacht zu Akte 24-118 erfasst
    • 10:02
      Follow-up an Frau Bauer ausgelöst
    • gestern
      Zahlungseingang 1.840 EUR (Bockholt)
    Wir hatten gute Übersicht über aktive Mandate, aber keine Sicht auf inaktive Kontakte. Heute identifiziert das System stille Mandate proaktiv und triggert das Follow-up, bevor sie zur Konkurrenz abwandern.
    Ulrich Mertens · Kanzleiinhaber
    // integriertes ki-modul

    Automatische Lead-Klassifizierung.

    Eingehende Anfragen aus Web-Formular, E-Mail und Telefonie werden in unter zwei Sekunden klassifiziert: Kategorie, Quelle, Umsatzpotenzial und Bearbeitungspriorität. Lead-Score auf Basis von Branche, Anfragetiefe und historischem Conversion-Verhalten.

    // eingang
    Familie Bockholt
    website-formular · 14:32
    Wir suchen Beratung zur Trennung. Drei Kinder, gemeinsames Haus. Können Sie ein Erstgespräch anbieten?
    // klassifiziert
    • kategoriefamilienrecht
    • quellewebsite-formular
    • potenzial8.400 EUR
    • prioritäthoch
    // lead-score
    0/ 100
    // implementierungs-kennzahlen

    Vier KPIs. Messbare Effekte.

    Durchschnittswerte aus zwölf realisierten Custom-CRM-Projekten. Reaktionszeit, Lead-Verlust, Follow-up-Quote und Pipeline-Velocity, gemessen im zweiten Quartal nach Go-Live.

    Antwortzeitweniger ist besser
    4 h24 min
    Lead-Verlustweniger ist besser
    38%4%
    Follow-up-Quotemehr ist besser
    22%91%
    Pipeline-Velocityweniger ist besser
    47 tage18 tage
    ausgangswertnach einführung
    // technologie-stack

    Acht Komponenten. Vollständig integriert.

    Best-of-Breed-Stack aus etablierten Standardtechnologien mit klar abgegrenzter Verantwortlichkeit. EU-Hosting, dokumentierte APIs, austauschbare Komponenten ohne Vendor-Lock-in.

    Postgres
    Datenbank

    EU-Hosting, tägliches Backup

    Resend
    Mail-Versand

    DKIM, SPF und Zustellungs-Tracking

    Calendly
    Kalender

    Terminbuchung direkt in der Pipeline

    Stripe
    Zahlungsabwicklung

    Rechnungsstellung mit Statuswechsel

    Slack
    Benachrichtigung

    Event-basierte Channel-Meldungen

    Notion
    Dokumentation

    Verlinkte Wissensbasis pro Mandat

    Twilio
    Telefonie

    Protokollierung von Anrufen und SMS

    n8n
    Automatisierung

    Individuelle Workflows und Trigger

    // häufige fragen

    Sieben Fragen, klar beantwortet.

    Standard-Plattformen bilden generische Prozesse ab und werden pro Nutzer lizenziert. Eine Custom-Lösung wird gezielt auf den eigenen Vertriebsprozess zugeschnitten. Einmalige Investition statt laufender Lizenzkosten, geringerer Funktionsoverhead.
    Ja. Migration von Kontakten, Deals, Notizen und Historie aus Excel, Google Sheets, HubSpot, Pipedrive und Salesforce. Bereinigung von Duplikaten und konsistente Datenstruktur sind Teil des Setups.
    EU-Hosting mit AV-Vertrag, keine Drittlandübertragung ohne explizite Freigabe. Datenbank verschlüsselt, authentifizierter Zugriff, 30-tägige Log-Retention.
    Modulare Architektur ermöglicht nachträgliche Erweiterung um Pipeline-Stufen, Integrationen, Analytics-Module und KI-Funktionen ohne Replattformierung.
    Zwei Stunden Live-Schulung plus aufgezeichnete Tutorials. Aktive Begleitung direkt nach Go-Live, anschließend Support-Kanal für Rückfragen.
    Hosting und Wartung ab 39 EUR monatlich, abhängig von Nutzerzahl und Speicherbedarf. Optionaler Retainer für Weiterentwicklung. Keine Nutzerlizenzen, keine versteckten Kosten.
    Reaktionszeit innerhalb von 24 Stunden, bei kritischen Vorfällen deutlich kürzer. Proaktives Monitoring informiert über Auffälligkeiten vor Beeinträchtigung des Betriebs.

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    // antwort innerhalb 24 stunden

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